會務服務標準及流程

無論舉辦什么類型的會議，都離不開會議現場服務?？梢哉f，會議現場服務是整個會議的基礎工作，如果這部分工作做得不夠到位，就會讓人產生出會議舉辦方對活動不夠重視的認知，從而影響到企業形象的建立。所以會議現場服務對于一場會議來說極為重要，應該引起會議舉辦方的高度重視。而會務服務是一門學問，現在市面上也有很多關于會務服務的課程。加強會議服務能有效樹立企業形象，那么會務服務標準及流程有哪些呢？快來和杭州會務公司小編一起來看看吧。

會務服務標準及流程

 

 

一、會務服務標準

1、會議桌、椅擺放要整齊，在一條直線上。蓋杯要放在杯墊上，擺在座位的右上方，杯把朝右側，擺放位置要求在一條直線上。煙缸三位共用一個，擺放時與杯子成一條直線。

2、會議開始前半小時，備好充足開水、調試音響，開啟照明、調節空調溫度（靈活控制）。

3、檢查臺形是否符合要求，臺面要整潔，各種用具干凈、齊全，擺放符合標準。

4、根據客人要求，將指示牌放在特定位置。

5、服務員于開會前30分鐘，精神飽滿地在門口等候。VIP會議于會前1小時到崗，精神飽滿地在門口迎候。

6、水牌引導，迎送服務（電梯間、會議室門口由會服人員引導）。

7、當客人來到會議室時，會服人員應禮貌熱情地向客人問好：“您好，請進！”，并以手勢示意，請客人進入會議室入座。

8、先到達的客人入座以后，服務員從客人右側提供茶水服務，會議期間提供茶水服務從主席臺或領導開始。

9、會議室更換煙灰杠的頻次為：每半小時左右為客人更換一次。

10、會議添加茶水頻次分別為：會議開始階段每15分鐘添加一次茶水，會議中期階段每20分鐘添加一次茶水，會議尾期階段每20分中添加一次茶水。

11、添加茶水、更換煙灰杠時應注意：盡量不打擾客人開會，物品須輕拿輕放；詢問客人時，音量要控制在最小，以免打斷會議的正常進行；特殊情況可按客人要求服務。

12、會議結束時，服務員應站在門口，微笑著向客人道別：“您慢走（各位慢走），再見！”，并請會務組人員簽單。

13、將會議用具、設備整理好，關閉空調、電燈、窗、鎖好會議室門，物品復位。

 

二、會務服務流程

 

（一）會前服務準備

1、接到會議通知后，根據會議名稱、性質、時間、與會人數、級別及布置要求確定臺形；

2、根據會議需要擺放茶葉、開水、面巾紙、鮮花、會議桌簽等物品；

3、如有需要，協助與會負責人復印或發放會議資料；

4、通知工程部相關專業人員對會議室的音響、麥克、投影儀、幻燈機、電視、錄像、照明等設備進行調試；

5、會議開始前半小時檢查各項準備工作是否到位，物品擺放合乎標準，各種物品擺放整齊；

6、會議開始前30分鐘，會服人員要在會議室門口迎接等候與會人員。

 

（二）會議期間服務

1、與會人員入席后根據其個人需要提供茶水服務。

2、會議期間要定時倒水，根據需要為與會人員提供小毛巾、果盤，食物、飲料（咖啡、礦泉水和其它飲料等）等其它服務。

3、會議休息期間，要盡快整理會場，補充和更換各種物品。

4、會議期間，設備出現問題要請工程專業人員及時處理。

5、會議期間，會服人員站在會議室門外等候直至會議結束。

 

（三）會后服務

1、會議結束時，會服人員應站在會議室門口微笑向與會人員道別。

2、客人全部退場后，請保潔人員協助整理會議物品（茶杯、毛巾、果盤、鮮花等），音響設備、空調，桌椅的清潔、復位，剩余食物、水果的處理，地地毯的吸塵、清洗，物業品設備的檢查（照明、水壺、茶杯等有無破損）。

3、仔細檢查會場，是否有客戶遺忘的物品等。

4、檢查設施設備是否有損壞，并認真做好記錄。

5、清洗、消毒會議用品（茶杯、茶碟等）。

6、如是新聞發布會，會議結束后，會服人員要協助客戶清理會場，保證會議室設備設施的完好。

7、請會議負責人員簽字確認。

 

（四）重大會議接待

1、接到業主重大活動的通知后，了解客戶活動規模、時間及具體活動要求。

2、及時通知各部門做好協調配合工作。

工程部：各種設備的調試，水、電、照明等檢查，空調溫度，專梯服務（開專梯人員需佩戴白手套，注意儀容儀表、禮貌用語等）。

安保部：車位的安排（了解VIP車牌號、）車輛疏導，活動重點區域的安防檢查，現場治安維護，做好安全保衛工作。

保潔部：重點部位的清潔綠化（活動會場、衛生間、電梯、大堂的清潔、客人有可能活動的區域）。

客服部：做好重要客戶接待引導工作，在明顯位置放置引導牌，相關事務的協調工作。

3、制訂配合方案，批準后實施。

4、配合業主對活動現場進行協調，留存相關資料（如照相、攝像等）。

5、活動完成后進行總結，并對實施效果進行驗證。

6、相關資料整理歸檔。