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還記得你上一次出席過的高效會議嗎？會議議程明確；時間按照開始、中間和結束階段合理劃分；逐步討論每個行動項目；信息清晰、傳播高效。但還缺了點什么。真正的價值、創造性和創新往往出現在會外。員工可能會在開會前幾分鐘設計出一項新的廣告活動，或在會間休息時集思廣益，解決某個客戶問題。會后，員工也許會構想出新產品或新服務的好點子。在無拘無束的時刻，人們彼此往來，分享創意，開展創新。但是，如果能把這些時刻引入會議，會如何？
高管們大約有一半的工作時間都在開會——而這些時間又有一半是無效的，其中30%的會議時間都用來討論沒有結果的問題。當然，并不是所有的會議都毫無成效，但還有更好的辦法來溝通信息、動員員工和鼓勵創新。要改進會議，可以采取以下步驟：
1. 專注于激勵員工的因素。丹尼爾·平克（Daniel H. Pink）在其著作Drive（中譯名《驅動力》，中國人民大學出版社2012年出版）中列舉了三種能激勵我們的心理需求。“能力”代表著我們提高自身技能、追求更重要之事的需求，“自治”是我們主導自己生活的愿望，而“關聯”則是我們交往和關愛他人的需求。當這些需求得到滿足后，員工的敬業度、工作積極性、生產率、創新能力和忠誠度都會提高。那么，我們該如何將這些激勵因素潛移默化地融入會議呢？
2. 將會議變成戰略參與討論會（strategic engagement session，SES），以激發團隊的共同創造力為重點，從新的角度了解有待解決的問題，進而創造價值。在低效的會議上，領導者占用大部分時間發布信息，其余的時間告訴與會者這些信息對他們來說意味著什么。
想象一下，有一個工作小組，其成員各具其才，為團隊做出同等的貢獻。居于團隊核心的領導者，其角色是引導參與者完成活動，提出啟發性的問題，鼓勵每個人積極參與。
假設公司召開一次預定為1小時的月度情況報告會。不要將90%的時間用于信息發布，10%的時間用于討論，可以試試4D SES形式：開會前，發布（Distribute）戰術數據；用5分鐘來確定（Determine）數據是否具備基本的清晰度和背景，回答問題，將數據轉換為信息；用25分鐘指導（Direct）大家理解信息，解析信息的含義，避免造成誤解。運用“展示－思考”練習。推動關鍵問題的討論，期待所有人都能積極出謀劃策。綜合重要結果，尊重不同意見。用30分鐘將每個人的創造力相結合，制定關鍵標準，推動（Drive）新結果轉化為知識。將“展示－思考”練習的成果加以整理，形成成熟的結果，例如添加知識定義的行動計劃。
籌備SES
遵循以下9條指導原則，會議領導者便會成為鼓勵大家積極參與的會議協調人：1）保持目光接觸，建立關系，讓對話富有意義。2）承認各人知識儲備的差異，因為與會者的背景和專長各不相同。設定平衡的基調，營造非評判性的文化氛圍，讓大家放心大膽地提問。3）推進開放式討論。幫助別人發言，但不要替他們發言?？梢蕴岢鲋T如“對你來說，這在工作中意味著什么？”之類的問題。通過提示“請再給我講講這一點”來鼓勵進一步的討論。4）如實表達自己的想法，但不要不懂裝懂。只有協調人不包攬大部分討論，才能涌現出更妙的創意。5）提出問題、尋求理解、發現意義。求知欲會推動溝通，激發進一步了解他人的愿望。6）通過確認自己已經了解與會者的建議或意見，對其表示認可。7）如果出了錯，要找機會承認。當你承認自己從未有過某些想法時，你便同與會者拉近了關系，賦予他們自主權。8）交替擔任領導者和追隨者。將指揮權交給與會者，仔細傾聽，遵從他們的領導。9）運用幽默。要想消除緊張感，沒有什么比歡笑更快。保持輕松氛圍，從日常情境和話語中尋找幽默。
