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      會議準備事項——杭州會議服務

      發布時間:2015-06-25   內容來源:杭州年會策劃公司 http://www.omeglerandomvideochat.com

      會議前的準備事項

      一、秩序維護

      對于會議而言,無不希望有良好的秩序。小型會議特別是企業內部會議秩序基本不用控制,但大型會議,秩序的控制就顯得很重要。大型會議可以采用代表證或者入場券方式控制,如果需要保密,代表證可以特制,印制有代表的數碼身份照片,會場入口設立保安來維護為好

      二、翻譯安排

      如果會議是大型的,并且是國際性的。翻譯是必備的,根據會議要求可能需要同聲翻譯。

       

      三、茶歇安排

      茶歇對于一般的大型會議而言可能不需要,中、小型會議,特別是公司或者組織高層會議,會間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調節而設置的小型簡易茶話會,當然提供的飲品可能不限于中國茶,點心也不限于是中國點心。通常茶歇的準備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務及茶歇開放時間要求等等,一般不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料,點心一般是各類糕點、餅干、袋裝食品、時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等,點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤,有的還有中式糕點。

      四、攝影攝像安排

      根據會議的級別和要求,需要安排專業的攝影攝像人員對會議進行全程拍攝,拍攝以后還需要考慮是否將資料制作成光盤分發給參會人員。

      五、司儀安排

      如果是客戶答謝年會,必要的禮儀顯得溫馨,而員工大會則可以較少考慮安排司儀。

      禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具準備、禮儀執行等。值得注意的是禮儀的文化素質及外語基本技能考察,而不能簡單看形體決定是否聘請,另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。各種主題的會議對禮儀的要求不一樣,學術性會議、政府性質會議要求模特的著裝比較素雅,不能搶了專家及政府要員的形象,而銷售類會展則需要模特為企業及產品錦上添花,盡量著裝鮮艷,與企業或產品的品質形象要求一致。

      六、交通安排

      重要的國際性會議、行業重要會議、知名公司全球或者大區會議,參與者通常人數較多,身份較高,如果在主辦者所在地,車輛調度可能不成問題,如果在異地舉辦,那么車輛調度就值得好好研究。

      通常,異地舉辦會議基本上委托當地專業機構代理,車輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通,還涉及到會議舉辦地的車源問題。對于主辦方,通常只提出用車要求及安排要求,而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數量、行走時間及線路等等。

      因此,主辦方應該提前告訴代理方相對準確的與會者抵達時間、人數、此時間段內抵達客人的身份及車輛使用標準,并告訴代理方如果出現與預告情形不符時希望采取的彌補措施及愿意為此承擔的代價。

      七、餐飲安排

      根據參會人員的喜好,預定各種形式的餐會包括西餐、中餐、自助餐、宴會等等;

      餐飲安排通常有兩種形式――自助餐或者圍桌餐。

      類別有中式、西式及清真系列。統一安排餐飲的會議,對于成本的控制非常重要,自助餐一般可以發餐券控制,很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數的要求,可以事先制訂餐標及餐譜,嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬,特殊要求者可以和餐廳協商。

      圍桌式餐飲安排比較復雜――特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有:開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。

      需要提醒的是,會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況,不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐,可采取那桌夠人數那桌開席的做法,以保證就餐者的權益。

      八、會議場所的選擇

      地點選擇:選擇適合的會議場所,必須依據當地可提供的會議資源狀況及該會議的程序、預計的與會人數、與會人員的背景情況,以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。

      ◆按類型劃分

      商務型酒店:這類酒店無論在外部設計,還是在內部裝修,以及可提供的先進通訊工具、適合會務的商用場地上(有特定的商務樓層),一般都充分體現了現代商務高效、快捷的內涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議,有一個或多個多功能廳,24小時全天候辦公,有較強的服務能力,此外還有多個中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設施。

      度假型酒店:這類酒店一般建在旅游勝地或海邊,外部設計、園林規劃、內部裝修都充分體現了當地特色,集休閑、娛樂于一體。同時隨著社會的發展,度假型酒店也能提供相應的會議設施、美食和各種代表地方和季節特色的活動,這些無疑大大方便了會議單位。

      ◆按地理位置

      中心酒店:在選擇位于市中心的酒店時需考慮酒店與機場距離(包括交通是否擁擠)。如果與會者來自國內或本地區,那么選擇這樣的酒店是明智的。會議籌劃者一般喜歡選擇位于理想的城市里且設施和功能齊全的市中心酒店,這樣與會者的隨行家屬便有很多活動可做。市郊酒店:對于當地可驅車前往的與會者來說,這類酒店是大受歡迎的。

      比較價格:在確定數家會議場所以后需要同會議場所的銷售部門直接聯系,進行一個非常詳細的報價咨詢,予以比較后從中選擇最優方案并做進會議整體計劃中,同時需要同1、2個會議場所保持聯系以備急需時調整。

      資料整理:杭州伍方會議服務有限公司

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