名稱
正式會議必須有一個恰當、確切的名稱。
俗話說,名不正則言不順。會議的名稱要求能概括并能顯示會議的內容、性質、參加對象、主辦單位或組織、時間、屆次、地點或地區、范圍、規模,等等。
會議名稱必須用確切、規范的文字表達。它既用于會前的“會議通知”,使與會者心中有數,作好準備;又用于會后的宣傳,擴大會議的效果;更用于會議過程中使與會的全體成員產生凝聚力。
大中型的會議名稱被制作成橫幅大標語,置于會議主席臺的上方或后方,作為會議的標志,簡稱“會標”。會標必須用全稱,不能隨意省略,以免不通,產生誤會。
議題
議題是會議所要討論的題目,所要研究的課題,或是所要解決的問題。議題必須具有必要性和重要性,又必須具有明確性和可行性。會議圍繞這樣的議題展開討論、進行研究,才容易取得共識或最后表決通過。
每次會議的議題應該盡可能集中、單一,不宜過多,不宜太分散。尤其是不宜把許多互不相干的問題放在同一會議上討論,使與會者的注意力分散,不利于解決問題。
有些重大的代表會議,先由代表提出“提案”,由秘書或秘書處匯總。再提交主席團或專門的“提案審查委員會”審議通過,才能成為列入會議議程的正式議題。
會議時間有三種含義:
A 一是指會議召開的時間;
B 二是指整個會議所需要的時間、天數;
C 三是指每次會議的時間限度。
會議召開時間
某個會議什么時間召開最合適?要考慮多種因素。
首先是需要,如每周一次的工作例會,通常放在周末的下午,一周即將結束,下一周就要開始,利于承上啟下。一年一度的職工代表會議,宜于年初召開,既利于總 結上年的工作、生產成果,又利于討論、部署新一年的工作、生產計劃,通過各種預算等。有些會議如農業生產、學校教育等本身就有很強的季節性或季度性。
其次是可能,即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業召開各部門干部匯報會,常定在下班前半小時,而不是安排在剛上班時。
再次是適宜,即要考慮氣候、環境等自然因素和社會因素。
會議需要時間
會議需要時間可長可短,盡量緊縮。少則幾分鐘、幾十分鐘;多則幾天、十幾天。會議組織者應盡可能準確地預計需要時間,在會議通知中寫明,便于與會者有計劃地安排。
會議時間限度
每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間,應該安排中間休息。
與會者
與會者就是參加會議的正式成員,包括主持人,也包括秘書,但不包括在會場上的其他服務人員。
地點
會議地點,又稱“會址”。既是指會議召開的地區、城鄉,又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預期效果,選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。
國際性或全國性會議,要考慮政治、經濟、文化等大因素;專業性會議,應選擇富有專業特征的城鄉地區召開,以便結合現場考察。小型的、經常性的會議就安排在單位的會議室。選擇會址,還要考慮會場設施、交通條件、安全保衛、氣候與環境條件等因素。
主持人
主持人是會議過程中的主持者和引導者,也往往是會議的組織者和召集者,對會議的正常開展和取得預期效果起著領導和保證作用。
會議主持人通常由有經驗、有能力、懂行的人,或是有相當地位、威望的人擔任。一般有兩種情況:
A 一種是當然主持人,是由其職務和地位,也就是由組織的章程或法規決定的。
B 另一種是臨時的主持人,比如,各種代表會議,或幾個單位、幾個地區的聯席會議,則由代表們選舉或協商產生。特別重大的會議,則需產生相應人數的主席團,由主席團成員集體或輪流主持會議。
參考資料: