如何處理會議突發狀況

會議舉辦過程中詳細周密的策劃可以將會議的風險降低至最小。然而有些事情確實是你無法控制的，像火災、恐怖活動或示威游行；也可能一場改變風向的颶風襲擊了會議舉辦地區，或者一夜暴雨淹沒了城市街道；或者發生醫療突發事件，某個與會者需要連夜送往急救室。對于此類突如其來的變化，你有對策嗎？

這就是為什么風險管理成為會議策劃者不容忽視的一個問題的原因所在。酒店、會展中心等機構一般都有各自的應急措施，他們當然也更愿意與會議策劃者和策劃機構合作，共享措施，共擔風險。不管怎樣，你為此付出的努力應該是必須的。

火災

火災來勢迅速而且兇猛。如果沒有適當的滅火器械或相應的工具，火勢會蔓延得很快，你和與會者的生命都將面臨威脅。酒店的客房內一般都貼有火災逃離須知。雖然與會者曾經看過多次了，但作為大會的策劃者和組織機構，仍然有必要讓與會者了解。在火災中，恐慌常常是導致死亡的原因。煙霧蔓延，人們辨不清方向就會不知所措。因此，你如果花一點時間把這些注意事項打印在計劃書中或作為附加材料發放到與會者手中，就會減少不少不必要的損失，哪怕能僅僅挽救一個人的生命，你所付出的努力也是值得的。

 

恐怖襲擊

恐怖襲擊這個字眼曾經離人們很遙遠，但現在它又回來了，許多人不得不面對它，尤其是2001年以后。許多酒店和公共機構已經制定了相應的對策來處理此類事件。這些對策并非針對你、會議組織機構或舉辦會議的酒店或會展中心，而是因為它們有可能成為恐怖組織襲擊的目標。由于情況難以預測，所以安全和風險管理的要求也隨之提高。

你應該制定一些應急行動計劃，并對員工進行針對性的培訓，以便當緊急情況發生時，他們可以和與會者們并肩作戰。你還可以和酒店員工以及執法部門合作，按照他們的指令行事。

 

自然災害

另一種在你控制能力之外的緊急事件就是自然災害。即使是恐怖襲擊，也有談判的可能。面對自然災害，你只能任其擺布。颶風、暴風雨、地震、森林大火都是典型的自然災害。你可以在一定程度上為颶風的到來做準備，但是如果你取消會議，或為了使與會者錯過颶風而縮短會議時間，那么你將會遭遇財政預算的危機。當然，人的生命比金錢更重要。面對自然災害，你無計可施。唯一能做的就是制定出一個恢復計劃以及考慮如何彌補損失。在這種情況下，保險就是救生員。不要只是關注一般的商業保險，其他種類的保險也是很有用處的。

 

醫療突發事件

這些事件在任何時候、任何地點都會發生，而且常常出乎我們的預料。一個人心臟病發作時可能沒有任何預兆。有些人吃了過敏的食物后，身上會突然出現皮疹并且呼吸道發生阻塞。糖尿病人有可能會陷入昏迷。這些醫療突發事件的時間、地點以及情形總是不斷變化的。

會議策劃者在策劃會議時應該考慮到這些情形，可以和酒店醫療部門事先做好溝通，同時要熟悉會議場地附近醫院及醫療機構的情況。

另外，讓工作人員學會人工呼吸或心肺救助復蘇方法也是一個明智之舉。許多酒店和機構要求從總經理到門童在內的所有人員都要上人工呼吸和心肺救助復蘇方法課程。這些課程的目的是讓所有人明白，挽救生命是每個公民的職責。