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會議能成功的舉辦要看會議前的溝通是否有效，伍方會議服務認為在會場前要先和會場及其他工作人員開一個會議，目的是對會議現場安排整個細節做詳細討論，讓大家都清楚在現場所負的責任與彼此的協調，讓會議成功的舉辦。
現場的溝通方式可以使用無線對講機。伍方會議服務使用的目的為了維持系統通暢，當一項訊息在溝通時所有使用者都能知道什么事情。而更新的技術是可以預期的，它將更有效，更有靈活性，更輕巧。在會場快速與主要工作人員溝通，很多會議籌辦人利用對講機聯系。對講機在同一頻道可多人通話，它的優點是可以立即回答或處理緊急事件，這種通訊范圍在戶外大約一二條街之內。有些對講機可立即換電池，大部分都是晚上充電，這種通訊系統有執照，因此租金較高，有些會議籌辦人發覺它攜帶不方便，有時在某種情況下收訊不好，鋼筋水泥建筑中收訊會被阻擋。無論如何很多會議籌辦人還是認為他們有需要，并提供下列指引。
1．與承租商談妥一旦發生故障，即使在周末假日也要立即修理和更換。
2．多租用幾臺手機和充電器，以防萬一故障還有備用。
3．事先了解會場哪些地方是通訊死角，這些地方采用其他通訊方式。
4．每天晚上不要忘了充電。
5．分派對講機由哪些主要負責會議的人使用。
6．僅用于緊急事件溝通，而不是用來聊天。
資料整理：旭芳
