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當一個大型會議舉行時，會議由一個全體大會和若干分會議組成，另外一些會議則包含幾個全體大會和10-20個同期分會議。所以伍方會議服務作為會議策劃者，在選擇和布置會議室時會注意以下幾種情況：
1.會議室與會議室之間要有一定的間隔距離，這樣可以保證會議流暢有序，否則容易互相影響。
2.會議室的設計風格要與分會主題不沖突。
3.各會議室最好安裝了固定的視聽設備，這樣可以減少現場安裝和調試的時間和人力。
一般來說，會議需要下列視聽設備：
屏幕、投影儀的位置、角度一定要設計好， 使演講人的頭不用離開講桌上的麥克風便能看見，屏幕大小取決于房間的空間。伍方會議服務認為盡量避免枝形吊燈妨礙投影的圖象。
燈光亮度一般應調暗，以便屏幕上的畫面清晰，但是也不能太暗，否則與會者無法記筆記。如果會議室燈光調得很暗，要考慮發言人的講桌上應有足夠的燈光；可以用聚光燈、舞臺燈來突出演講人。
音響系統基本有4個組成部分：音源、調音臺、功率放大器、音箱
麥克風作為主要的音源，供選擇的種類有：
微型麥克風：可以繞在脖子上或夾在衣服上。演講人可以轉頭，如果線較長，演講人還可以四處走動。手持麥克風：傳統式擴音器，說話時必須距離嘴巴很近。固定桌面麥克風：固定在桌上，演講人不能離開講臺。桌面麥克風：放在桌子上的支架上使用，一般在小組討論、幾位發言人坐下時使用。落地式麥克風：可以放在伸縮金屬架子上，引線較長，演講人可以小范圍走動。漫游式麥克風：無線型手持麥克風，使用這種麥克風要注意排除干擾源。
4.如果與會者要參加多個會議，那么相臨分會的會議室距離不能太遠。
資料整理：旭芳
