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      各大常見會議種類及注意事項匯總

      發布時間:2013-08-01   內容來源:杭州年會策劃公司 http://www.omeglerandomvideochat.com

       

      所謂會議,亦稱聚會,是指將人們組織起來,在一起研究、討論有關問題的一種社會活動方式。而根據會議大小形式等的不同,會議也分為很多不同的種類:

      會見很少被人當成一個會議來對待,但是伍方會議服務不得不說它確實是一個會議,即使參與者只有2個人。會見按身份高低分接見和拜見。主方應先于客方到達會場,在門口迎候。雙方就座后,應先進行自我介紹,先主后賓,交換名片,然后雙方致辭、互贈禮物、合影留念。會見結束時主人與客人握手道別。安排會見要訂好計劃,明確時間、地點、議程,雙方出席人員座次要排好;相對式排列時,面門一方為上,背門一方為下,每排居中為上、右尊左卑分列。并列式排列時,主人在左,主客在右。自由式排列時多用橢圓型會議室,賓主自由就座,適用于多邊會見。

      茶會,也就是茶話會,意在聯絡老朋友、結交新朋友的具有有對外聯絡和進行招待性質的社交性集會。它則往往是重點不在“茶”,而在于“話”,茶話會,其主題大致可分為如下三類:其一,以聯誼為主題。其二,以娛樂為主題。其三,以專題為主題。舉行茶話會的最佳時間是下午四點鐘左右。有些時候,亦可將其安排在上午十點鐘左右。茶話會時間的長度,可由主持人在會上隨機應變,靈活掌握。除主要供應茶水之外,在茶話會上還可以為與會者略備一些點心、水果或是地方風味小吃。需要注意的是,在茶話會上向與會者所供應的點心、水果或地方風味小吃,品種要對路、數量要充足,并且要便于取食。

      宴會要排好菜單。多上一些有民族特色、本地風味、節令時尚、飯店拿手和客人喜愛的菜肴,注意色香味形葷素搭配,少上昂貴菜肴,不能有觸犯來賓個人、民族、宗教禁忌的菜。其次是定好就餐方式,可根據來賓身份、人數,酌情選擇中式宴席、中餐西吃、自助餐等形式。再次是排定座次。宜用圓桌,每桌不宜超過10人,宜用雙數。請柬上要注明桌次,宴會廳門口有桌次示意圖,每張桌上放置桌次牌及用餐者名片等。

      晚會要事先精心安排好節目,要根據來賓的性質、身份、風俗習慣、雙方的相互關系,本地的傳統文化和實際能力擬定,應以具有本地特色的音樂、歌曲、戲劇、舞蹈為主,必要時可加入一兩個來賓所在地知名節目或來賓本人喜愛的節目。演出時應印制專門的節目單,人手一份,對每個節目略加介紹。要讓賓主集中就座,來賓進場、退場要比較方便。

      舞會是對外交往中高雅而又重要的交際聯誼活動,通常安排在晚上8點至10點,舞曲要快慢交錯、時間長度與規定要求大體相稱。組織舞會要確保男女性別相當、配備一定的禮賓、接待、安保人員和演奏、燈光、音響、服務人員及伴舞者。男士應主動請女士共舞,女士可以婉拒,但男士不得拒絕。同性不宜共舞。一般來說,只能請一位異性跳一支舞曲。

      調研是調查研究的簡稱。大體上可以分為直接調研與間接調研兩種類型。直接調研型指的是調研者親自出面,親臨現場進行考察,或是正面同調查對象發生直接接觸的調研;間接調研是調研者不必親自接近信息主體,而是利用已有的材料進行深入細致的調研。

      參觀指的是有計劃、有準備地對特定的項目所進行的實地觀察。參觀的具體項目,應當在一定的程度上同自己的業務范圍相關。對自己是最重要、最有實際價值的項目??碗S主便,參觀項目應由賓主雙方共同商定。凡因公進行的正式參觀,都要提前做好必要的計劃。在參觀之前,可結合每位參觀者的個人所長,把提問、記錄、錄音、拍照、攝像等具體任務分配下去。要安排專人,提前準備好。在必不可少的禮儀性場合,如東道主迎送參觀者時,要出面與對方進行應酬、寒暄,以免到時候群龍無首或是萬籟無聲。要確定在必要之時進行即席發言的相關人選。要對參與者的裝束、裝備提出明確要求。

      洽談,在社會交往中,存在著某種關系的有關各方,為了保持接觸、建立聯系、進行合作、達成交易、擬定協議、簽署合同、要求索賠,或是為了處理爭端、消除分岐,而坐在一起進行面對面的討論與協商,以求達成某種程度上的妥協。洽談的禮儀性準備,是要求洽談者在安排或準備洽談會時,應當注重自己的儀表,預備好洽談的場所、布置好洽談的座次,并且以此來顯示我方對于洽談的鄭重其事以及對于洽談對象的尊重。商界人士在洽談會上,應當理解洽談對手的處境,不要對對方提出不切實際的要求,或是一廂情愿地渴望對方向自己施舍或回報感情。

      匯報一般是指向特定的對象報告工作。匯報的基本形式有三種,它們是口頭匯報、書面匯報和電話匯報??陬^匯報,這種形式的優點,是可以突出要點,相互配合,可長可短,節省時間。它的缺點,則是受到時間、地點和當事人情緒的限制,往往會丟三落四,不容易全面而深入地反映情況。書面匯報,它的長處,是可以全面、系統、深入、細致地反映情況,說理充分,材料周全。而時效性較差。電話匯報,它的最大的優勢是時效性強,不會耽誤工作。它的不足,則主要是不易深入展開,不利于雙向交流。下級向上級匯報,應遵守歸口管理的原則,直接去找有關的分管負責人,一般不宜擅自進行多頭匯報,或越級匯報。在找不到有關分管負責人或其不負責任的情況下,才可以向上一級或其他的負責人匯報。只有涉及綜合性的問題,才適合向主持全面工作的負責人直接進行匯報。

      簽字儀式很短,但是接待活動的成果和高潮,要認真籌備,確保圓滿。簽字文本要注意定稿、校對、印刷、裝訂、蓋印各個環節,準備好文件夾、簽字筆、席位卡、鮮花、話筒、會標、攝像、香檳酒等必備物品及禮儀小姐與助簽人員。雙方簽字人員要大體相當,最好是出席會談的全體人員,除主簽人員以外,有時還請更高級別的領導人員出席簽字儀式,以示重視。簽字桌的座位,面對正門,主左客右,簽字時助簽人員站立兩側,字簽完后交換文本、相互握手、全體人員共同舉杯慶賀。

      發布會,即新聞發布會,有時亦稱記者招待會。它是一種主動傳播各類有關的信息,謀求新聞界對某一社會組織或某一活動、事件進行客觀而公正的報道的有效的溝通方式。發布會禮儀至少應當包括會議的籌備、媒體的邀請、現場的應酬、善后的事宜等四個主要方面的內容?;I備新聞發布會,要做好主題的確定、時空的選擇、人員的安排、材料的準備等項具體工作。

      慶典包括開幕式、閉幕式、開工、竣工、奠基、交接儀式等。確定人員時要考慮周到,避免疏漏,提前以請柬、電話形式通知被邀請人員?,F場布置應營造隆重熱烈的氛圍,場地要開闊,正面上方懸掛會標,也可設置背景板,放置花草,設立主席臺,備好擴音設備。有關細節如簽到、攝影、錄像、擴音、剪彩、揭幕、培土等都要考慮周全。剪彩是慶典的最高潮,剪彩人應由出席人員中身份最高的人士擔任,人數可根據具體情況而定。

      展覽,根據伍方會議服務操作的慣例,展覽會的組織者需要重點進行的具體工作,主要包括參展單位的確定、展覽內容的宣傳、展示位置的分配、安全保衛的事項、輔助服務的項目,等等。參展單位在正式參加展覽會時,必須要求自己的全部派出人員齊心協力、同心同德,為大獲全勝而努力奮斗。在整體形象、待人禮貌、解說技巧等三個主要方面,參展單位尤其要予以特別的重視。

       

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