伍方會議服務發現許多人在從事會議規劃時,都以"方便"主席的方便以及與會者的方便,作為會議選址的依據。這樣做并不妥當,因為"方便"只是會議選址的諸種考慮之一。會議選址至少應顧及下列七個條件:
(1)場地必須有空檔且可供使用。
(2)場地必須夠大以便容納與會者及視聽器材。有人認為平均每一位與會者若能擁有1.5米2的空間,才算理想。
(3)必須擁有包括桌椅在內的適當家具。會議時間愈長,所使用的桌椅愈應令與會者感到舒服。不過,卻不應該令與會者舒服到無心開會的地步。
(4)必須擁有充足的照明及通風設備。
(5)必須能免于聲音、電話、訪客等干擾,以防與會者分心。
(6)必須令主席及與會者大致方便。
(7)成本必須低廉。
以上七個條件之中,前四個可視為任何會議地點的必備條件,缺一不可,但后三個條件則往往因相互沖突而無法同時具備。
資料整理:伍方會議服務