如何讓與會者會前參與議程

人們一般對他們參加創造的事情才愿意予以支持。提前參與能使那些參加會議的人依照擬定的議程把問題看得更清楚。下面是伍方會議服務認為可能有助于鼓勵與會者參加的一些建議：

     (1)對將要討論的問題要求及早思考。
     ①對問題的解決或處理，有哪些看起來是行得通的?
     ②哪些是顯而易見的危險?
     ③所要討論的問題其最后結果可能意味著什么?

     (2)提前向與會者簡明介紹會議的目的，并要求他們做一些具體工作，例如抽樣調查員工意見，匯集統計數字，或搜集背景資料。

     (3)可能的話，把議程的話題限制在同一個主題范圍內。假如議程中有不同主題，可以分別安排為兩個小會進行。

     (4)假如這些主題之間沒有關系，要力求少安排一些話題。

     (5)設法將議程話題限制為一個主要的討論項目，輔之以不需大量準備的次要項目。

     (6)提前分發每一項議程話題的附件，以節省開會時間。每一項拿到會上討論的話題在會前都已向與會者簡明介紹。

     (7)在議程上要表明會議開多長時間。與會者知道會議不允許超過時間，就會更加積極。

     (8)對那些非常有爭議的、極為復雜的或小組完全不熟悉的話題，要安排充分的時間。

     (9)要記住注意力的持續時間是有限度的。有效的會議一般持續一個小時，當會議進行了一個半小時，就接近效果遞減的臨界線了。

     (10)假如會議必需開到兩小時以上，應安排中間休息時間。

     (11)假如可能，要留出會后交談和娛樂的時間。 

資料整理：伍方會議服務