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伍方會議服務首先都是確定年會的基本基調，是以總結會議為主還是以純娛樂為主，或者是兩者相結合。
一、需要確定的人員如下：
二、年會主要物品清單：
1、場地：需要確定的有活動和用餐地點，場地的進出口，是否可能會擁擠，是否安全，演員的出入通道是否順暢
2、條幅，拉花，氣球，用于布置會場
3、電腦、投影儀、投影幕布
4、燈光，音響設備
5、相機、攝像機
6、熒光棒、室內爆噴彩花、掌聲小塑料手、喇叭。這都是用于烘托現場氣氛的
7、游戲道具，根據需要而定，通常沒啥太貴的東西，因為年會也是有成本的
8、獎品、禮品、證書、抽獎箱、鮮花等，用于抽獎、頒獎等環節
9、飲料、糖果、水果、干果等。有多少人頭買多少分
10、節目道具應提醒演出人員自備，因為畢竟不是專業的策劃劇組
11、其它小物品，包括剪、刀、膠帶、桌簽、簽到薄、簽字筆、紙
三、流程：最復雜環節
1、確定整個年會的基調與創意
2、需要確定：
（1）分包房和分餐桌
（2）主持人臺詞
（3）年會游戲
（4）年會費用預算
（5）獎品、禮品
（6）各種獎項名單
（7）參加人員名單
（8）節目清單
（9）場地、設備租用方聯系方式
（10）活動背影PPT制作
3、年會的舉辦時間及各階段時間安排
4、主持人安排：主持人選擇的標準最好是外形與智慧兼備的，心理素質要好，最重要的是對幽默有認知，收發自如。主持人需要準備的只有開場白和結束語，中間的串場詞要見機行事
5、年會游戲安排：安全！這是第一原則，不要使用任何危險的道具！然后是有趣和互動，最好是臺下臺上全場人一起互動，全員開心，那才叫設計的好的游戲
6、抽獎環節安排
7、緊急情況處理
8、活動結束后，物品清點與回收
資料整理：伍方會議服務
